Como usar o TaskRush para controlar projetos recorrentes e garantir rentabilidade

Projetos recorrentes trazem estabilidade para agências, consultorias e freelancers. Eles garantem previsibilidade de receita e permitem um planejamento mais claro da operação. Mas esse modelo também esconde desafios: sem controle de horas, escopo bem definido e visibilidade da rentabilidade, o que era para ser uma parceria saudável pode se tornar um ponto de desgaste e prejuízo.

Se você já trabalha com fee mensal ou pacote de horas e quer ter mais segurança sobre o tempo investido, o que foi entregue e o retorno financeiro de cada contrato, este artigo é para você.

A seguir, mostramos como usar o TaskRush para controlar seus projetos recorrentes com clareza e eficiência — desde a criação do contrato até a análise de margem de lucro.

Vamos nessa?

Como cadastrar um cliente e um projeto recorrente no TaskRush?

Antes de criar qualquer projeto — seja ele de escopo fechado ou recorrente — o primeiro passo dentro do TaskRush é cadastrar o cliente. Essa etapa é essencial para garantir que todas as tarefas, horas lançadas, contratos e relatórios estejam corretamente vinculados a quem realmente importa: o cliente que contratou o serviço.

No TaskRush, o cliente é a base da organização de dados. É a partir dele que você pode associar projetos, visualizar relatórios de rentabilidade, acompanhar o histórico de ciclos e emitir alertas relacionados a entregas ou contratos.

Passo a passo para cadastrar um cliente:

1. Acesse a aba “Clientes” no menu principal.
   Esse é o espaço central onde você visualiza todos os seus clientes ativos e inativos, além de filtros e status personalizados.
2. Clique em “Adicionar cliente”.
   Preencha as informações principais, como nome da empresa ou pessoa física, CNPJ/CPF, e-mail, telefone e data de entrada no sistema (que também define o início do primeiro ciclo).
3. Em seguida, com o cliente já cadastrado, selecione-o e clique em “Novo projeto”. Ou, se preferir, vá diretamente para a aba “Projetos” e clique em “Novo projeto” — lembrando de vincular o cliente desejado.
4. Informe os dados do projeto: Nome do projeto, Cliente vinculado, Tipo de projeto (recorrente ou escopo fechado), Datas de início e fim, Horas por ciclo (se for recorrente) e Orçamento previsto;
5. Pronto. A partir daí, o acompanhamento fica centralizado no dashboard do projeto: Resumo do escopo, Visão por ciclo com relatórios em mapa de calor, Contratos associados ao projeto, Atividades recentes, Cronograma e marcos importantes.

Por que isso importa?

Cadastrar corretamente o cliente e criar o projeto logo em seguida permite que todo o histórico de tarefas, horas lançadas, escopo, ciclos e margem de lucro fique centralizado — o que é essencial para tomar decisões baseadas em dados. Sem essa estrutura, você corre o risco de ter tarefas e entregas sem rastreabilidade, dificultando o controle da rentabilidade e o alinhamento com o cliente.

Exemplo prático:

Uma consultoria com 5 clientes recorrentes consegue, ao cadastrar cada cliente e estruturar corretamente seus projetos com horas por ciclo e orçamento definido, acompanhar mês a mês a saúde de cada contrato. O TaskRush consolida essas informações no dashboard do projeto, permitindo identificar estouros de horas, ajustar escopos e renegociar valores com base em dados concretos.

Leia também: Como montar um escopo claro para projetos recorrentes e evitar prejuízos

Controlando o tempo investido com precisão

Um dos grandes desafios dos projetos recorrentes é perceber quando o tempo investido começa a ultrapassar o valor contratado — e isso só é possível com time tracking.

No TaskRush, cada colaborador pode registrar o tempo investido em cada tarefa. O sistema consolida essas informações por projeto, contrato e cliente, permitindo visualizar o uso real do tempo.

Benefícios:

• Registro por tipo de atividade (ex: “revisão”, “execução”, “reunião”).
• Visão clara da porcentagem de horas utilizadas no mês.
• Comparação entre tempo estimado e tempo real.

Exemplo prático

Um freelancer define um contrato de 20 horas mensais com um cliente. Após três semanas, o TaskRush indica que 85% do tempo já foi consumido. Ele pode, então, negociar uma entrega extra como hora adicional ou priorizar o que ainda está pendente.

Monitorando a rentabilidade de cada projeto

Saber quanto tempo foi investido é essencial, mas não basta. Você precisa entender se aquele contrato está realmente sendo lucrativo. O TaskRush oferece relatórios financeiros que cruzam horas trabalhadas com o custo por colaborador e o valor cobrado ao cliente.

Relatórios disponíveis:

• Lançamento de horas por projeto
• Margem de lucro de projetos recorrentes
• Margem de lucro de projetos de escopo fechado
• Pacote de horas
• Performance individual por sprint
• Projetos com orçamento estourado
• Desempenho da equipe

Essa análise permite identificar contratos que estão sendo mal dimensionados e que precisam de ajustes — seja no escopo, seja no valor.

TaskRush na prática: o case de um consultor que recuperou a rentabilidade de um cliente

Um consultor de negócios que atua com gestão de projetos recorrentes enfrentava um desafio comum: um cliente estratégico da carteira estava dando prejuízo. Apesar da receita mensal, a margem de lucro estava abaixo do esperado — algo crítico para a sustentabilidade do negócio.

Diagnóstico inicial com o TaskRush

Ao acessar a plataforma TaskRush, o consultor pôde analisar o dashboard do projeto desse cliente e identificar o problema com clareza:

• Ao acessar a plataforma TaskRush, o consultor analisou o dashboard do projeto do cliente e rapidamente identificou o problema: a margem de lucro estava abaixo de 50%, o que contrariava a meta mínima estabelecida pela empresa e indicava prejuízo.

• Ao aprofundar a análise, percebeu que as horas dedicadas ao projeto estavam sendo consistentemente ultrapassadas mês após mês. Utilizando a visão de ciclos — que organiza os dados em períodos de 30 dias a partir da data de entrada do cliente — ele pôde examinar individualmente cada mês de trabalho.

• No relatório em formato de mapa de calor, teve uma visão visual clara das horas consumidas em cada período, o que destacou picos preocupantes, especialmente nos ciclos 10 e 15, correspondentes aos meses de setembro/outubro e dezembro/janeiro.

Essa visualização facilitou a percepção dos excessos e serviu como base para a tomada de decisão estratégica que viria em seguida.

Ação corretiva: reunião de alinhamento e ajuste de pacote de horas

Com os dados em mãos, o consultor agendou uma reunião de alinhamento com o cliente. O objetivo era discutir abertamente o volume de demandas e o tempo necessário para realizá-las com qualidade — algo que, até então, estava sendo tratado apenas na rotina operacional, sem embasamento estratégico.

Durante a conversa, ficou evidente que a expectativa do cliente estava além do que o pacote original de horas conseguia atender. A transparência proporcionada pelos dados do TaskRush facilitou o diálogo: não se tratava de cobrar mais, mas sim de ajustar o contrato para refletir a realidade do trabalho. Ficou acordado, então, um aumento de 15 horas mensais no pacote destinado aos projetos, com início a partir do próximo ciclo.

O consultor optou por aplicar esse ajuste a partir de um ciclo específico, em vez de retroativamente para todos, justamente para preservar o histórico e acompanhar possíveis sazonalidades no comportamento do cliente — o que se tornou um critério de análise importante nos meses seguintes.

Resultados e aprendizado

Nos ciclos posteriores ao alinhamento, o consultor passou a acompanhar de perto os indicadores do projeto no TaskRush. O resultado foi imediato: as horas passaram a ser consumidas dentro do previsto, o desgaste da equipe diminuiu e a margem de lucro voltou a ficar dentro da meta saudável estabelecida. Com base nos dados centralizados no sistema, tornou-se possível prever variações de esforço e atuar preventivamente.

O relacionamento com o cliente se fortaleceu, agora baseado em expectativas alinhadas e entregas sustentáveis — mostrando que um ajuste bem-feito, com base em dados e diálogo, pode transformar um cenário de prejuízo em uma relação duradoura e rentável para ambos os lados.

Transforme seus projetos recorrentes com dados, não achismos

Projetos recorrentes são uma excelente oportunidade de estabilidade e crescimento — mas só se forem bem geridos. Como vimos neste artigo, não basta fechar contratos mensais e esperar que tudo flua naturalmente. É preciso acompanhar de perto a execução, controlar as horas investidas, manter o escopo alinhado e, principalmente, monitorar a rentabilidade mês a mês.

O TaskRush oferece exatamente os recursos que tornam isso possível: dashboards visuais, time tracking por projeto, relatórios por ciclo e alertas que ajudam você a agir antes que o prejuízo aconteça. Com esses dados em mãos, é mais fácil tomar decisões com segurança e transformar contratos frágeis em parcerias sustentáveis e lucrativas — como mostrou o exemplo real que compartilhamos.

Se você já trabalha com fee mensal, pacote de horas ou pretende estruturar serviços recorrentes com mais clareza, comece agora a usar o TaskRush de forma estratégica. Controle tudo em um só lugar — do escopo ao lucro.