Como o TaskRush transformou a gestão da Verticis

Organizar tarefas é um passo importante para qualquer agência. Mas, conforme a operação cresce, saber apenas o que precisa ser feito, quem é o responsável e qual é o prazo deixa de ser suficiente.

Foi essa mudança de cenário que levou a Verticis a desenvolver e implementar o TaskRush em sua própria rotina.

A agência já utilizava uma plataforma de gestão e possuía processos bem definidos. O novo desafio era conectar a execução dos projetos aos seus impactos financeiros.

Mais do que acompanhar tarefas, a Verticis precisava entender quanto cada cliente consumia de tempo, quais projetos estavam ultrapassando o esforço planejado e quais contratos realmente geravam rentabilidade.

Este case mostra como essa necessidade levou à criação do TaskRush e transformou a gestão da Verticis.

A primeira evolução da gestão na Verticis

Antes de utilizar uma plataforma de gestão, a organização das atividades da Verticis era praticamente manual.

As demandas eram combinadas no início da semana e acompanhadas individualmente com cada integrante da equipe. Esse modelo funcionava em uma operação menor, mas apresentava limitações à medida que novos clientes, projetos e serviços eram incorporados.

A adoção de uma plataforma de gestão de tarefas representou uma primeira evolução importante.

Com ela, a Verticis passou a organizar melhor:

• responsáveis;
• prazos;
• fluxos de trabalho;
• etapas de aprovação;
• processos internos;
• andamento dos projetos.

Essa mudança também ajudou a criar uma cultura de processos dentro da agência.

O que a plataforma anterior resolveu?

A plataforma anterior foi essencial para estruturar os fluxos de trabalho da Verticis.

A agência conseguiu organizar demandas relacionadas a desenvolvimento de sites, landing pages, SEO, mídia paga, conteúdo, suporte, aprovações e projetos digitais recorrentes.

A equipe passou a visualizar com mais clareza o que estava em andamento, quem era responsável por cada atividade e quais entregas precisavam ser concluídas.

Esse avanço resolveu uma parte importante da gestão operacional.

O problema é que a plataforma mostrava principalmente as tarefas. Ela não apresentava, de maneira integrada, o impacto dessas tarefas nos contratos e nos resultados financeiros da agência.

O limite de uma gestão focada apenas em tarefas

Com o crescimento da operação, a principal dificuldade da Verticis deixou de ser a organização das demandas.

A agência precisava entender o impacto de cada projeto no negócio.

Algumas perguntas começaram a se tornar cada vez mais importantes:

• Quanto tempo está sendo investido em cada cliente?
• Quais projetos estão consumindo mais horas?
• Quais contratos estão gerando lucro?
• Quais atividades estão exigindo mais esforço do que o previsto?
• Quais serviços precisam ter sua precificação revisada?
• Qual é a capacidade real da equipe?

A plataforma anterior ajudava a controlar a execução, mas não conectava completamente tarefas, horas trabalhadas, custos da equipe, valores contratados e margem de lucro.

Na prática, parte dessas informações ainda dependia de planilhas, reuniões e controles paralelos.

Por que o TaskRush nasceu?

O TaskRush nasceu de uma necessidade real da própria Verticis.

A empresa precisava de uma plataforma capaz de centralizar a gestão operacional e mostrar não apenas o andamento das tarefas, mas também os efeitos financeiros de cada projeto.

A proposta foi reunir, em um único ambiente:

• planejamento de sprints;
• backlog;
• tarefas;
• Kanban;
• apontamento de horas;
• produtividade;
• gestão de clientes;
• contratos;
• custos;
• margem de lucro;
• rentabilidade.

Com isso, a gestão deixou de depender de informações distribuídas entre diferentes ferramentas e passou a oferecer uma visão mais completa da operação.

Como o TaskRush funciona na rotina da Verticis

Atualmente, o núcleo operacional da Verticis passa pelo TaskRush.

A plataforma é utilizada para planejar as sprints semanais, organizar o backlog, distribuir responsabilidades, acompanhar entregas e registrar o tempo investido em cada atividade.

Para a equipe, um dos principais ganhos foi a clareza sobre o trabalho que precisa ser realizado durante a semana.

“Com tudo registrado no TaskRush, consigo visualizar melhor o que preciso fazer, evitar que demandas sejam esquecidas e identificar quando alguma atividade está maior do que o previsto.”

Gabriel Fíalho, designer da Verticis

O planejamento das sprints também ajudou os profissionais a distribuir melhor suas atividades e acompanhar o próprio progresso.

“O TaskRush representou uma mudança na forma como lido com as tarefas e com as sprints. A função de criação de sprints me ajudou a planejar e executar melhor minha semana.”

Adriano Junio, analista de SEO da Verticis

Além de orientar a rotina individual, a centralização das informações facilita o acompanhamento da operação pelos gestores.

A virada: conectar operação e rentabilidade

O principal avanço proporcionado pelo TaskRush foi a conexão entre gestão operacional e resultado financeiro.

Ao relacionar tarefas, horas trabalhadas, esforço da equipe, custos e valores contratados, a Verticis passou a entender melhor o desempenho de cada projeto.

Essa visão permitiu à agência:

• identificar projetos que consumiam mais recursos do que o previsto;
• ajustar escopos antes que o excesso de demandas se tornasse prejuízo;
• revisar a precificação de serviços;
• priorizar melhor as atividades das sprints;
• analisar quais projetos e contratos faziam sentido para a empresa;
• tomar decisões com base em dados da própria operação.

Assim, o apontamento de horas deixou de ser apenas um registro de produtividade e passou a apoiar decisões financeiras e estratégicas.

Mais visibilidade para gestores e equipes

A centralização das informações também melhorou a comunicação entre os integrantes da Verticis.

Em vez de buscar atualizações em diferentes planilhas, mensagens ou reuniões, gestores e profissionais conseguem acompanhar as demandas em um único lugar.

“O TaskRush é uma ferramenta excelente para quem lida com gestão de clientes e precisa de clareza nos processos. A organização das tarefas é intuitiva, a comunicação entre o time flui muito melhor e a visibilidade do que está sendo feito aumenta significativamente. Tudo em um só lugar, de forma simples e visual.”

Thamyres Mesquita, gestora de projetos da Verticis

Essa visibilidade reduz o risco de demandas esquecidas, facilita a identificação de gargalos e ajuda a equipe a compreender como o próprio trabalho influencia os projetos.

Uma gestão mais estratégica e previsível

Para a liderança da Verticis, a principal transformação foi deixar de analisar apenas a execução das tarefas e passar a enxergar a operação como um todo.

“Como empresa que desenvolve e presta suporte para projetos digitais, passamos a ter uma visão muito mais estratégica do negócio. O que antes exigia diversas planilhas, reuniões e controles paralelos, hoje está centralizado em uma única plataforma.”

João Paulo Zica, fundador e líder de projetos da Verticis

Com o TaskRush, a Verticis passou a gerenciar não apenas tarefas, mas também tempo, produtividade, capacidade, esforço, custos e rentabilidade.

O resultado é uma operação mais clara, previsível e preparada para crescer sem perder o controle dos projetos.

Veja como funciona: Como estruturar um PMO em pequenas equipes usando o TaskRush?

Da organização das tarefas à gestão da rentabilidade

A experiência da Verticis mostra que uma plataforma de tarefas pode resolver os primeiros desafios de organização de uma agência.

Entretanto, conforme a empresa cresce, a gestão precisa ir além da execução.

É necessário entender se o tempo investido está de acordo com o contrato, se a capacidade da equipe está sendo bem utilizada e se os projetos estão gerando os resultados esperados.

O TaskRush foi criado para oferecer essa visão integrada.

Ao reunir projetos, tarefas, horas, contratos, custos e margem de lucro, a plataforma ajuda empresas de serviços a transformar informações operacionais em decisões mais estratégicas.

Conheça o TaskRush e descubra como conectar a gestão dos seus projetos à rentabilidade da sua empresa.