Você tem muitas tarefas na cabeça e sente que está sempre apagando incêndios? A boa notícia é que você não está sozinho — e existem ferramentas criadas justamente para ajudar nisso. Os melhores apps de tarefas de 2025 vão além de simples listas: eles ajudam a transformar caos em clareza, conectando rotinas, prazos e metas em um só lugar.
Com recursos como checklists inteligentes, visualizações por kanban ou cronograma, alertas programáveis e painéis de acompanhamento de produtividade, esses apps se tornaram aliados indispensáveis tanto para quem trabalha em equipe quanto para quem precisa de mais foco na rotina pessoal.
Uma pesquisa do IDG Research Services mostrou que empresas com sistemas de gestão crescem 35% mais rápido e têm 10% mais produtividade em comparação com as que não usam. Ferramentas de organização ajudam a priorizar tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso, otimizando o tempo e aumentando a eficiência. Ou seja: produtividade não é só uma questão de esforço — é também uma questão de método. E um bom app pode ser o seu ponto de virada.
Por que usar um app de tarefas em 2025?
Organizar-se mentalmente já não é suficiente. A rotina moderna envolve uma sobrecarga constante de informações, responsabilidades e notificações. Os melhores apps de tarefas oferecem um apoio real nessa jornada: eles não apenas armazenam suas pendências, mas ajudam você a visualizar o que é prioridade, definir prazos realistas, automatizar processos e acompanhar o que foi feito.
Muitos desses apps agora integram funcionalidades robustas como filtros automáticos, visualização em diferentes formatos (kanban, calendário, lista), gestão de sprints, painéis de desempenho, checklists colaborativos, e até recursos de automação de etapas e relatórios de produtividade individual ou da equipe. Tudo isso facilita a tomada de decisão e economiza tempo em tarefas repetitivas.
Essas ferramentas não são mais exclusivas de grandes equipes: estudantes, freelancers e profissionais autônomos também têm muito a ganhar com um bom app de tarefas — especialmente em um cenário onde a agilidade virou um diferencial competitivo.
📖 Veja também: Fluxo de tarefas maker: como organizar seu processo criativo
Como escolher o melhor app de tarefas?
Com tantas opções disponíveis, escolher o app certo pode parecer mais uma tarefa na sua lista. Para evitar frustrações ou abandonar o app após poucos dias, é importante saber o que realmente faz diferença na rotina.
A seguir, listamos os principais critérios que você deve considerar antes de instalar qualquer aplicativo de tarefas — com exemplos práticos que mostram como cada ponto impacta diretamente a produtividade.
Usabilidade
O app precisa ser fácil de usar desde o primeiro acesso. Um bom exemplo são plataformas que oferecem visualização simples em lista, com botões intuitivos para marcar como feito, arrastar tarefas e organizar categorias. Quanto mais leve for a curva de aprendizado, mais rápido você incorpora o uso no dia a dia.
Visualização personalizada
É possível ver suas tarefas por lista, calendário, kanban ou cronograma? Um app flexível se adapta ao seu estilo. Se você prefere ver o andamento dos projetos por colunas (ex: a fazer, fazendo, feito), vai se beneficiar com a visualização em kanban. Já quem lida com prazos e pranchas pode preferir um calendário ou Gantt simplificado.
Funcionalidades inteligentes
O app permite criar subtarefas? Adicionar lembretes, repetição automática, comentários e anexos? Ferramentas mais modernas incluem sequência de responsáveis, descrição detalhada da tarefa, e até checklists colaborativos que podem ser atribuídos a diferentes pessoas.
Versão gratuita e plano escalável
Muitos apps oferecem planos gratuitos com recursos limitados. Verifique se a versão gratuita atende suas necessidades e se o plano pago realmente agrega funcionalidades úteis. Avalie se o upgrade oferece retorno: relatórios mais avançados, automações, exportação de dados, entre outros.
📖 Veja também: Gestão de tarefas: do planejamento à execução automatizada com o Taskrush
6 melhores apps de tarefas para 2025
Se você quer uma visão geral antes de mergulhar nos detalhes, esta tabela reúne os principais apps de tarefas de 2025, suas indicações de uso e funcionalidades mais relevantes.
Ela serve como um ponto de partida rápido para comparar as ferramentas e entender qual delas pode atender melhor suas necessidades diárias — seja para organizar estudos, gerenciar projetos ou acompanhar entregas em equipe.
| App | Ideal para | Destaques |
|---|---|---|
| TaskRush | Agências e equipes | Gestão de tarefas + projetos + rentabilidade |
| Todoist | Uso pessoal ou profissional | Interface simples, etiquetas e filtros |
| TickTick | Rotina pessoal e estudos | Pomodoro Timer e calendário interno |
| Notion | Usuários avançados | Totalmente personalizável |
| Trello | Times visuais | Visualização em kanban |
| Remember The Milk | Usuários que precisam de lembretes rápidos | Integração com e-mail, redes sociais e comandos de voz |
| Things | Usuários Apple focados em produtividade | Design minimalista, integração com calendário e prêmios de usabilidade |
| Google Tasks | Usuários Google Workspace | Integração nativa com Gmail e Google Calendar |
| Any.do | Uso pessoal e equipes pequenas | Lista unificada, sincronização em múltiplos dispositivos e assistente de voz |
TaskRush
O TaskRush vai além das listas de tarefas: ele é uma solução completa para quem quer controlar tarefas, tempo e rentabilidade de projetos em uma só plataforma.
Com recursos como checklists, prazos, atribuições, comentários, gestão de clientes e contratos, ele é ideal para agências, consultores, times tech e qualquer profissional que queira visualizar entregas, metas e sprints semanais com clareza.
Ele também oferece dashboard em tempo real, relatórios de produtividade individual e de equipe, além de controle financeiro por projeto — tudo sem complicação. Se você precisa de mais que um simples lembrete, vale conhecer o TaskRush.
Todoist
Com visual limpo e sistema de etiquetas, o Todoist permite criar projetos, adicionar prioridades e programar lembretes com rapidez. Conta também com filtros inteligentes, metas de produtividade diárias e semanais, comentários e lembretes por push ou e-mail.
Oferece integração com Gmail, Outlook, Slack, Alexa e outros aplicativos do ecossistema Google e Microsoft. As tarefas podem ser visualizadas em listas simples, com suporte para subtarefas, anexos e colaborações básicas.
TickTick
O TickTick oferece funcionalidades como subtarefas, recorrência, lembretes, anexos e widgets personalizáveis. Inclui um calendário nativo, rastreio de hábitos, organização por pastas e etiquetas, e a técnica Pomodoro Timer integrada à execução de tarefas.
Além disso, permite acompanhar o progresso diário com estatísticas internas, adicionar comentários e configurar lembretes múltiplos para cada item. Está disponível em múltiplas plataformas com sincronização em tempo real.
Notion
O Notion une tarefas, notas e banco de dados em uma única plataforma. Cada item pode conter subtarefas, anexos, comentários, datas e integrações manuais com outras ferramentas via automações externas (como Zapier ou Make).
Permite personalizar visualizações em lista, calendário, galeria ou kanban, além de relacionar tarefas a outras páginas internas (clientes, cronogramas, entregas). Muito utilizado para montar sistemas próprios de produtividade e documentação, especialmente por equipes técnicas ou criativas.
Trello
O Trello utiliza o modelo kanban com colunas customizáveis (ex: “a fazer”, “em andamento”, “feito”) para gerenciar o andamento de tarefas. Cada cartão pode conter checklists, prazos, comentários, anexos, etiquetas e responsáveis.
A plataforma também permite automações com regras (via Butler), integrações com Google Drive, Slack, Dropbox e outros serviços, além de visualização em calendário (Power-Up). Ideal para times que organizam suas entregas por etapas ou fases.
Google Tasks
O Google Tasks está totalmente integrado ao Gmail e Google Agenda, permitindo que você crie e visualize tarefas diretamente na sua caixa de entrada ou calendário. Essa integração torna o app ideal para quem já utiliza os serviços Google no dia a dia e busca simplicidade para organizar tarefas rápidas.
Apesar de não ter tantos recursos avançados como outros apps, o Google Tasks atende muito bem a quem quer uma solução leve, sem precisar alternar entre várias ferramentas.
Any.do
Com design intuitivo e foco em listas diárias, o Any.do oferece funcionalidades como lembretes baseados em localização, sincronização automática entre dispositivos e assistente por voz. Essas características tornam o app prático para quem busca facilidade e tecnologia aliadas no gerenciamento das tarefas do dia a dia.
O app também permite a criação de listas compartilhadas, facilitando a colaboração entre familiares, amigos ou colegas de trabalho.
Things
Disponível exclusivamente para iOS e macOS, o Things é um aplicativo premium que combina um design minimalista com ferramentas poderosas para organização pessoal e planejamento de projetos. Ele oferece recursos como planejamento diário, listas de tarefas, projetos com deadlines e tags, além de uma interface muito agradável e fluida.
É ideal para usuários Apple que buscam uma experiência sofisticada e eficiente para gerenciar suas rotinas, com alta usabilidade e integração nativa com o sistema.
Remember The Milk
Um dos aplicativos mais antigos do mercado, o Remember The Milk oferece listas inteligentes com recursos avançados como priorização automática, integração com múltiplos serviços e suporte offline. É indicado para usuários que precisam de flexibilidade, confiabilidade e funcionalidades robustas, mesmo sem conexão constante à internet.
Sua interface pode parecer simples para alguns, mas a profundidade dos recursos o torna uma escolha sólida para gestão pessoal e profissional.
Qual o melhor app de tarefas para o seu perfil?
Nem todo app funciona da mesma forma para todas as pessoas. O que é excelente para um time ágil pode ser confuso para alguém que só quer lembrar das tarefas da semana. Por isso, organizamos abaixo as recomendações de apps com base em perfis e tipos de uso. Isso vai te ajudar a entender qual ferramenta faz mais sentido de acordo com seu momento, seu ritmo e suas prioridades.
Freelancers
Se você trabalha por conta própria, sabe que controlar o tempo gasto em cada projeto é essencial para evitar prejuízos. O TaskRush se destaca nesse cenário porque, além de organizar suas tarefas, oferece relatórios detalhados que mostram a rentabilidade de cada cliente e projeto. Isso facilita a precificação e ajuda a identificar quais serviços trazem maior retorno.
Por exemplo: imagine que você tenha três clientes ativos e precise saber qual deles consome mais horas de trabalho em relação ao valor pago. Com o TaskRush, você consegue visualizar isso em poucos cliques e decidir se é hora de renegociar valores ou otimizar processos.
Estudantes
Manter o foco durante os estudos é um desafio, principalmente quando há diversas matérias, trabalhos e prazos diferentes. O TickTick é uma excelente opção para quem quer estudar de forma organizada, já que conta com o método Pomodoro integrado — dividindo o tempo em blocos de concentração e pausas curtas para manter a mente descansada.
Além disso, seu calendário integrado permite criar lembretes para provas e entregas de trabalhos, evitando que prazos sejam esquecidos. É uma ferramenta simples de usar e que pode ser personalizada de acordo com a sua rotina acadêmica.
Gestores de times
Para quem lidera uma equipe, é fundamental ter uma visão clara das tarefas em andamento e garantir que todos estejam alinhados. O Trello é uma ótima escolha para acompanhar o progresso por meio de quadros visuais, enquanto o Notion oferece mais flexibilidade para criar documentações, checklists e fluxos de trabalho.
O TaskRush também entra como aliado nesse perfil, especialmente quando é preciso acompanhar prazos e medir o desempenho da equipe. Ele permite gerar relatórios de produtividade, identificar gargalos e até calcular o custo real de cada projeto, tornando as decisões mais assertivas.
Usuários casuais
Se a ideia é apenas anotar compromissos, fazer listas e ter lembretes rápidos, sem funções complexas, ferramentas como Microsoft To Do e Google Tasks cumprem muito bem o papel. Elas são gratuitas, intuitivas e perfeitas para quem não quer perder tempo aprendendo sistemas mais robustos.
Você pode, por exemplo, usar o Microsoft To Do para planejar tarefas domésticas e compras da semana, enquanto o Google Tasks se integra ao Gmail e Google Agenda, garantindo que tudo esteja sincronizado e acessível em qualquer dispositivo.
Conclusão: Qual é o melhor apps de tarefa para você?
Encontrar os melhores apps de tarefas é um passo importante para transformar desorganização em progresso. Em 2025, com a rotina mais acelerada e digital do que nunca, usar uma ferramenta adequada faz toda a diferença para manter o foco, planejar bem e entregar com qualidade.
Mas não basta só baixar um app — o segredo está em escolher um que combine com o seu perfil, começar com pequenos hábitos diários e ajustar conforme a sua rotina evolui. Organização não é uma meta final, é um processo contínuo — e os apps certos ajudam você a manter o ritmo.
TaskRush: o app brasileiro que une tarefas, tempo e rentabilidade
Agora que você conhece os melhores apps para organizar sua rotina em 2025, aproveite para escolher aquele que mais se adapta ao seu perfil e necessidades. O importante é começar a usar uma ferramenta que facilite seu dia a dia e ajude a manter o foco nas prioridades.
Se busca uma solução completa que une organização de tarefas, controle do tempo e análise financeira para aumentar a produtividade e a rentabilidade, experimente o TaskRush gratuitamente.
Desenvolvido no Brasil e pensado para agências, consultores, gestores de projetos, times tech e soft houses, ele oferece:
- Tarefas ilimitadas com checklist, anexos e sequências de responsáveis
- Cronograma visual, kanban e calendário integrado
- Relatórios de produtividade individuais e de equipe
- Gestão de clientes, contratos e escopo de projeto
- Central de notificações, dashboard em tempo real e Wiki interna
Tudo isso em uma plataforma intuitiva, com foco em performance, organização e resultados.
Perguntas frequentes sobre os apps
Qual o melhor app para controlar tarefas e tempo ao mesmo tempo?
O TaskRush é a melhor opção para quem precisa unir a gestão de tarefas com o controle do tempo dedicado e a análise de rentabilidade. Essa combinação ajuda a aumentar a produtividade e a lucratividade, sendo ideal para profissionais independentes e equipes.
O TickTick oferece timer Pomodoro integrado?
Sim, o TickTick possui um timer Pomodoro integrado que ajuda a manter o foco durante períodos de trabalho. O TaskRush também oferece recursos de medição de tempo, permitindo acompanhar cada atividade de forma personalizada.
O Notion é bom para personalizar rotinas complexas?
Sim, o Notion é excelente para criar dashboards, bancos de dados e fluxos de trabalho personalizados. Já o TaskRush é ideal para quem busca essa personalização junto com métricas de desempenho e relatórios de produtividade.
Quais apps são indicados para equipes?
Trello e Notion são ótimas opções para colaboração em tempo real e organização visual. O TaskRush também se destaca por oferecer relatórios automáticos e controle de tempo para cada membro da equipe.
Vale a pena usar o Google Tasks?
Se você já utiliza Gmail e Google Agenda, o Google Tasks é prático e integrado. No entanto, se precisar de relatórios, controle de tempo e análise de rentabilidade, o TaskRush oferece uma solução mais completa.