Scrum ou Kanban? Como escolher a melhor metodologia ágil para os seus projetos

Quando alguém começa a buscar mais eficiência na gestão de projetos, rapidamente esbarra em metodologias ágeis como Scrum ou Kanban. São nomes cada vez mais presentes em conversas de equipe, workshops e eventos, mas que muitas vezes geram mais confusão do que clareza.

Afinal, qual é a melhor metodologia? Dá para usar as duas? Ou será que, no fundo, nenhuma delas serve para o tipo de projeto que você conduz? Esse tipo de dúvida é absolutamente comum, principalmente para quem está iniciando ou passando por uma transição na forma de organizar o trabalho.

Este artigo foi pensado justamente para esse momento: você já ouviu falar de Scrum, Kanban e talvez até de Sprints, mas ainda não sabe como essas abordagens podem — ou não — fazer sentido na sua empresa.

O nosso objetivo não é só te explicar o que são essas metodologias, mas te ajudar a refletir sobre o seu contexto, o perfil da sua equipe e o tipo de projeto que você lidera. Só assim será possível escolher com segurança a abordagem que realmente vai trazer mais eficiência, previsibilidade e qualidade para o seu dia a dia.

E mais: ao final do artigo, vamos te mostrar como é possível experimentar essas metodologias na prática, de forma segura e gradual, usando ferramentas que tornam o processo mais claro e aplicável. Mas antes de falar sobre execução, precisamos entender, com profundidade, o que está em jogo em cada uma dessas escolhas.

Vamos nessa?

O que é Kanban e quando usar?

Kanban é uma metodologia visual de gestão que busca otimizar o fluxo contínuo de trabalho. Sua origem remonta ao sistema de produção da Toyota, nos anos 1950, mas a simplicidade e a eficácia do modelo fizeram com que ele se espalhasse rapidamente para outras indústrias e setores de serviços.

O grande diferencial do Kanban está na sua proposta de visualizar o trabalho em andamento. Normalmente, usa-se um quadro dividido em colunas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”, onde as tarefas são movimentadas conforme avançam. Esse modelo proporciona clareza imediata sobre o status das atividades, evita sobrecarga e permite que a equipe identifique rapidamente gargalos no processo.

O Kanban é especialmente útil para equipes que trabalham com fluxos contínuos e variados, onde não há necessariamente um produto final fixo, mas sim um volume constante de demandas.

Imagine, por exemplo, uma empresa de eventos que precisa lidar simultaneamente com a produção de materiais gráficos, organização de fornecedores, comunicação com clientes e diversas outras entregas. Cada uma dessas tarefas tem prazos distintos e níveis variados de urgência. Com o Kanban, essa empresa consegue visualizar tudo o que está em andamento, organizar as prioridades e manter o fluxo sem sobrecarregar a equipe.

Além disso, o Kanban é ideal para times que valorizam a autonomia e a flexibilidade. Ele não exige rituais formais ou reuniões obrigatórias, o que pode ser um alívio para empresas que preferem processos mais fluidos. No entanto, essa flexibilidade não significa falta de disciplina: o sucesso do Kanban depende da atualização constante do quadro e do respeito aos limites de trabalho em progresso (os chamados WIP — Work In Progress).

Sem isso, o quadro pode se transformar rapidamente em uma parede de post-its confusa, e o método perde sua eficácia. Por isso, apesar da aparente simplicidade, a adoção bem-sucedida do Kanban exige compromisso e organização.

Planejamento de Sprint: como estruturar sprints eficientes e medir a produtividade

O que é Scrum e quando usar?

Scrum é uma estrutura de gestão ágil que organiza o trabalho em ciclos curtos e repetitivos, chamados de Sprints. Cada Sprint tem duração definida — geralmente de duas a quatro semanas — e ao final dele, uma entrega concreta deve ser realizada.

O foco do Scrum está na entrega incremental e iterativa, ou seja, ao invés de planejar um projeto inteiro de uma vez e só entregar ao final, o time constrói pequenas partes, testa, recebe feedback e ajusta o rumo conforme avança.

Isso torna a abordagem ideal para projetos complexos, inovadores e sujeitos a mudanças de escopo ao longo do tempo. Esse modelo é especialmente interessante para empresas que lidam com projetos com múltiplas etapas e decisões que precisam ser validadas em diferentes momentos.

Pense, por exemplo, em uma empresa de arquitetura que está desenvolvendo um projeto de requalificação urbana. Cada etapa depende de aprovações específicas, análises técnicas e validações de stakeholders.

Nesse caso, o Scrum oferece uma estrutura eficiente para organizar as entregas em Sprints, garantindo que cada etapa seja concluída e validada antes que a próxima comece. Isso reduz riscos, melhora a qualidade do resultado final e promove uma relação mais transparente com o cliente.

Por outro lado, o Scrum é mais prescritivo do que o Kanban: ele exige a definição de papéis claros, como Product Owner, Scrum Master e Time de Desenvolvimento, além da realização de eventos regulares como Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective.

Vale destacar que, embora esses papéis e eventos ajudem a estruturar o processo, eles podem ser adaptados conforme a realidade da equipe, mesmo que ela seja pequena. Não é preciso ter uma empresa grande ou um time numeroso para aplicar Scrum — o mais importante é compreender a lógica de ciclos curtos e iterativos e a busca constante por melhoria.

Scrum ou Kanban: um exemplo prático para quem está na dúvida

Vamos imaginar uma empresa fictícia chamada Projeto X, especializada em soluções para o setor de engenharia civil e arquitetura. A empresa atende dois tipos principais de demandas: projetos grandes, como a construção de prédios e obras de infraestrutura, e demandas menores e contínuas, como manutenções, adaptações e consultorias técnicas.

Quando o Projeto X inicia uma grande obra — por exemplo, a construção de um centro empresarial —, precisa organizar a execução em etapas bem definidas: planejamento, fundação, estrutura, acabamento e entrega.

Cada uma dessas etapas envolve diversas equipes e fornecedores, com entregas interdependentes. Nesse caso, a empresa adota Scrum, estruturando o projeto em Sprints quinzenais, permitindo que ao final de cada ciclo um conjunto claro de atividades seja entregue, revisado e ajustado. As reuniões de planejamento e revisão ajudam a alinhar as equipes e garantir que todos estejam focados nos objetivos do ciclo.

Paralelamente, o Projeto X também lida com serviços de manutenção predial para uma carteira de clientes. Essas demandas são contínuas, imprevisíveis e variam conforme as necessidades dos edifícios. Aqui, o modelo de Kanban é o mais adequado. A equipe mantém um quadro visual onde todas as solicitações são registradas, priorizadas e acompanhadas conforme evoluem, sem a necessidade de planejar ciclos fixos ou realizar reuniões formais.

Esse exemplo mostra como, dentro da mesma empresa, diferentes metodologias podem ser aplicadas conforme o tipo de projeto. O Scrum é ideal quando há etapas sequenciais e necessidade de controle mais rígido, enquanto o Kanban oferece a flexibilidade e fluidez que um fluxo contínuo de demandas exige.

O importante é entender que não há uma resposta única ou uma regra fixa: a escolha depende do contexto, da previsibilidade das demandas e da maturidade da equipe.

Como saber qual metodologia ágil adotar?

Escolher entre Scrum e Kanban não é uma decisão trivial e não deve ser feita de forma apressada. O ideal é que essa escolha seja orientada por uma análise honesta sobre o tipo de projeto, o perfil da equipe e os objetivos que se quer alcançar com a gestão ágil.

A primeira pergunta a se fazer é: o seu projeto é composto por entregas contínuas e imprevisíveis ou por entregas bem definidas e sequenciais? Se for o primeiro caso, o Kanban tende a ser mais eficaz; se for o segundo, o Scrum pode oferecer melhores resultados.

Outro aspecto importante é avaliar a maturidade da equipe em relação às metodologias ágeis. Para equipes que estão dando os primeiros passos, o Kanban pode ser uma porta de entrada mais simples e menos disruptiva, já que não exige mudanças estruturais tão profundas.

Por outro lado, se a equipe já possui alguma experiência ou está disposta a investir em treinamento e adaptação, o Scrum pode proporcionar uma organização mais robusta e uma melhoria significativa na cadência e na qualidade das entregas.

Além disso, é essencial considerar o perfil dos stakeholders e a forma como eles se relacionam com o projeto. Se o cliente ou o patrocinador participa ativamente, oferecendo feedback constante e interagindo com o time, o Scrum pode ser uma excelente escolha, pois estimula ciclos curtos de entrega e validação.

Mas se o cliente prefere um relacionamento mais baseado em demandas pontuais, o Kanban oferece a flexibilidade necessária para atender sem comprometer a organização interna. Ou seja, a melhor escolha será sempre aquela que considera não só a natureza do trabalho, mas também as pessoas envolvidas e o contexto organizacional.

E se combinar as duas? Conheça o Scrumban

Para quem chegou até aqui e ainda está em dúvida entre Kanban e Scrum, saiba que não é necessário escolher de forma definitiva ou exclusiva. Muitas equipes descobrem que a melhor solução é justamente combinar elementos de ambas as abordagens, dando origem ao que chamamos de Scrumban. Essa metodologia híbrida busca unir a visualização e flexibilidade do Kanban com a estrutura e cadência do Scrum, criando um modelo adaptável a diferentes contextos e necessidades.

O Scrumban é especialmente útil em cenários onde a equipe lida, simultaneamente, com projetos contínuos e entregas pontuais. Imagine, por exemplo, uma empresa de eventos que precisa manter uma rotina constante de produção de conteúdos e comunicação com clientes, mas que também gerencia grandes eventos com cronogramas específicos, datas críticas e entregas estruturadas. Nesse caso, usar práticas do Kanban para organizar o dia a dia e elementos do Scrum — como Sprints ou reuniões de planejamento — para os eventos pode proporcionar o equilíbrio ideal entre flexibilidade e organização.

Contudo, é importante destacar que adotar um modelo híbrido exige clareza e alinhamento interno. A combinação de metodologias não deve ser feita de maneira aleatória, mas sim com propósito e entendimento do que se quer alcançar.

É fundamental que a equipe esteja ciente de quais práticas está adotando e por qual motivo. Por exemplo, pode-se optar por manter um quadro Kanban para o fluxo contínuo, mas definir que projetos mais complexos passem por Sprints com planejamento e retrospectivas.

O importante é que essa escolha seja deliberada, não fruto do improviso, e que seja acompanhada de uma cultura de melhoria contínua, onde a equipe analisa regularmente se a combinação está funcionando ou precisa de ajustes.

Como experimentar metodologias ágeis na prática com o apoio de ferramentas?

Independentemente da metodologia escolhida, é essencial contar com uma ferramenta que facilite a organização do trabalho e ajude a transformar a teoria em prática. O TaskRush é um excelente exemplo de plataforma que permite experimentar tanto o Kanban quanto o Scrum — ou mesmo uma combinação dos dois — de forma simples e adaptável ao perfil da equipe.

Visualmente, o TaskRush oferece um quadro no estilo Kanban, com colunas de Backlog, Em Andamento e Entregue, permitindo que as tarefas sejam organizadas e movidas conforme seu progresso, com total visibilidade para toda a equipe. Essa estrutura é ideal para quem quer começar de maneira mais fluida, com foco em visualizar e priorizar tarefas sem precisar seguir uma metodologia formal de ciclos.

Ao mesmo tempo, o TaskRush permite a organização de Sprints personalizadas, que podem ser configuradas para rodar semanalmente, quinzenalmente ou conforme a necessidade do time. Assim, quem quer aplicar Scrum ou Scrumban pode estruturar ciclos de trabalho, acompanhar o andamento das entregas, medir o tempo dedicado a cada tarefa e revisar os resultados ao final de cada Sprint.

Por isso, mais do que se preocupar em acertar a metodologia logo de início, o mais importante é começar a experimentar, adaptar, aprender com a prática e evoluir o processo conforme a equipe amadurece. O TaskRush está preparado para apoiar essa evolução, seja você um time pequeno começando agora ou uma organização consolidada buscando mais eficiência.

Experimente na prática

Ao longo deste artigo, vimos que não existe uma resposta única ou definitiva sobre qual metodologia ágil é a melhor: Kanban, Scrum ou até mesmo uma combinação das duas podem ser eficazes, dependendo do contexto, da equipe e dos objetivos do projeto.

Mais importante do que seguir tendências ou replicar modelos alheios, é compreender profundamente a natureza do seu trabalho, as necessidades do seu time e o perfil dos stakeholders envolvidos. A partir dessa compreensão, fica muito mais fácil fazer escolhas conscientes, que tragam mais eficiência, qualidade e satisfação para todos os envolvidos.

Mas tão importante quanto escolher a metodologia certa, é garantir que ela seja implementada de forma estruturada e apoiada por ferramentas adequadas.

Nesse sentido, o TaskRush pode ser um grande aliado, ajudando a transformar teoria em prática, com recursos que facilitam a visualização do fluxo de trabalho, a organização das entregas e o acompanhamento da performance da equipe.

Assim, você não apenas adota uma metodologia ágil, mas constrói uma cultura de melhoria contínua, baseada em dados e alinhada aos objetivos estratégicos do seu negócio.

Se você está nesse momento de decisão ou quer levar sua gestão de projetos para um novo patamar, experimente o TaskRush e veja como é possível organizar seu fluxo de trabalho, estruturar Sprints ou criar quadros Kanban de forma simples e eficiente. Comece com um projeto piloto, observe os resultados e ajuste conforme necessário. O mais importante é dar o primeiro passo rumo a uma gestão mais ágil, visual e orientada a resultados.